Kanban Hermes untuk Manajemen Task AI Agent dan Tim

Manajemen task itu mudah — yang sulit adalah konsistensi dan visibility. Chat-based task management cepat jadi chaos: pesan hilang, status tidak jelas, tidak ada history. Kanban di Hermes memberikan struktur yang cukup untuk menjaga kerja tetap ter-track tanpa menambah overhead yang tidak perlu.

Kalau lo sudah pakai Hermes sebagai AI agent daily driver, fitur Kanban ini adalah layer organisasi yang melengkapi apa yang AI sudah tangani. Bukan pengganti, bukan redundan — ini infrastruktur kerja yang bikin AI dan manusia bekerja dari dasar yang sama.

1. Kenapa Task Management yang Chat-Based Gagal (dan Kapan Harus Pindah ke Kanban)

Mayoritas profesional Indonesia mengelola task lewat chat: WhatsApp, Telegram, Slack. Ini bekerja sampai suatu titik — sekitar 5-10 task aktif, 2-3 orang. Di atas itu, chat mulai gagal.

Tiga masalah fundamental: status tidak visible — tidak ada kolom yang menunjukkan mana yang sedang dikerjakan, mana yang selesai, mana yang blocked; history tersembunyi — keputusan yang diambil 3 hari lalu hilang di scroll; dan no accountability — tidak ada yang jelas bertanggung jawab atas apa.

Hermes Kanban bukan jawaban untuk semua situasi. Kalau lo solo dengan 3 task aktif, chat masih cukup. Tapi kalau lo handle proyek dengan banyak step, tim yang perlu visibility, atau AI agent yang bekerja paralel di banyak task — Kanban menjadi perlu.

Indikator lo sudah butuh Kanban: task mulai beranak (sub-task), deadline mulai miss tanpa ada yang sadar lebih awal, atau lo mulai kehilangan overview tentang apa yang sedang dan akan dikerjakan.

2. Arsitektur Kanban di Hermes: Board, Lane, dan Task States

Kanban Hermes punya struktur sederhana yang cover kebutuhan paling umum tanpa complexity overhead:

Board — ruang kerja utama. Setiap board punya lanes (kolom status) dan daftar task di dalamnya. Lo bisa buat multiple board untuk project yang berbeda: satu untuk project klien, satu untuk maintenance internal, satu untuk content pipeline.

Lane (Status) — kolom vertikal yang merepresentasikan stage kerja. Default lanes:

• triage — task masuk, belum di-assign atau dipilah
• todo — sudah decided, siap dikerjakan
• ready — cleared untuk dispatch (tidak ada blocker, dependencies clear)
• running — sedang dikerjakan oleh agent atau manusia
• review — menunggu review atau approval
• blocked — stuck, butuh input eksternal
• done — selesai
• archived — tidak aktif tapi disimpan untuk history

Task — unit kerja terkecil. Setiap task punya: judul, body (deskripsi + spec), assignee (agent atau manusia), status, parent/child dependencies, workspace, dan event log. Task bisa beranak (child tasks) tapi dengan guardrail untuk mencegah fan-out liar.

Arsitektur ini mendukung dependency graph antar task — child task tidak bisa masuk ready sebelum parent selesai. Ini mencegah logically impossible state di pipeline kerja.

3. Lifecycle Task: Dari Triage sampai Done (tanpa Lost in Transit)

Setiap task di Kanban Hermes punya lifecycle yang jelas. Memahami lifecycle ini penting supaya lo tidak punya task yang "menghilang" di antara stage:

Create → triage: Task masuk ke triage. Ini posisi aman untuk task baru yang belum jelas scope-nya. Di triage, assignee belum di-set — seseorang perlu lihat dan decide.

triage → todo: Task sudah di-decode — scope jelas, assignee assigned. Task siap untuk di-queue.

todo → ready: Task punya assignee dan tidak ada dependencies blocker. Dispatcher akan pick up task ini dan assign ke agent yang sesuai. Transition ini bisa automatic kalau auto-promotion daemon aktif, atau manual lewat board interface.

ready → running: Agent claims task. Lock acquired, task masuk status running. Workspace ditandai sebagai milik task ini.

running → review: Kerja selesai tapi butuh review manusia atau downstream validation sebelum di-approve.

review → done: Review passed. Task selesai. Output tercatat di event log.

running/todo/ready → blocked: Agent atau manusia menemukan blocker — missing input, decision needed, credential absent. Task masuk blocked sampai unblocked oleh yang punya konteks.

Yang sering jadi masalah: task stuck di triage atau blocked tanpa ada yang notice. Solusinya: observability. Dashboard atau notification routing yang memberi tahu saat task lama tidak bergerak.

4. Dispatcher dan Worker: Bagaimana Task Otomatis Dijalankan

Hermes punya dispatcher yang secara otomatis mem-pick task berstatus ready dan me-spawn agent untuk mengerjakannya. Ini mengubah Kanban dari board pasif menjadi workflow engine aktif.

Cara kerja:

1. Dispatcher tick — scheduler daemon cek board tiap interval (configurable, default beberapa menit)
2. Task selection — dispatcher pilih task dengan status ready,urutkan berdasarkan priority dan assignee availability
3. Worker spawn — spawn agent sesuai profile yang di-assign ke task, load skill yang dibutuhkan
4. Execution — worker bekerja di workspace yang dialokasikan, emit heartbeat secara berkala
5. Completion — worker call kanban_complete atau kanban_block saat selesai
6. Event logging — semua transition dan keputusan tercatat di task event log

Ini berarti lo bisa membuat Kanban board, assign task, dan Hercules Agent akan mengerjakan secara otomatis tanpa perlu trigger manual tiap kali. Dispatcher menjaga queue tetap bergerak.

Konsep penting: profile. Setiap worker di-spawn sebagai Hermes profile tertentu — misalnya antareja (research), wisanggeni (dev/ops), srikandi (content). Profile menentukan skill yang di-load, credential yang tersedia, dan scope kerja agent. Task assignment ke profile yang tepat adalah kunci efisiensi.

5. Dependency dan Child Task: Pecah Kerja Tanpa Chaos

Task besar perlu dipecah. Hermes Kanban mendukung parent-child dependencies — task utama (parent) bisa punya sub-task (children) yang masing-masing bisa di-assign ke agent berbeda.

Dependency rules:

• Child task tidak bisa promote ke readyselama parent belum done
• Child task tidak bisa promote ke readyjika ada parent lain yang belum selesai (fan-in dependency)
• Blocked parent → semua children implicitly blocked

Ini mencegah logically invalid pipeline. Lo tidak bisa punya "build" dan "test" running sebelum "design" selesai — kanban akan enforce itu secara otomatis.

Auto-decomposer adalah fitur yang sudah sering gua pakai: task dengan goal kompleks dipecah jadi subtree oleh AI agent. Tapi fitur ini perlu guardrail — max depth, max children, stop condition. Tanpa rem, auto-decompose bisa bikin fan-out berlebihan dan queue menumpuk. Gua sudah bahas detail tentang ini di artikel Auto-Decomposer Kanban: Biar Task Gak Beranak Sampai VPS Spike.

6. Workspace Management: Setiap Task Dapat Ruang Kerja Terisolasi

Setiap task yang running dapat workspace sendiri. Ada tiga jenis workspace:

Scratch — direktori temporary baru, di-GC ketika task di-archive. Untuk task sekali jalan yang tidak perlu persist output.

Dir — direktori persistent yang sudah ada. Beberapa task bisa baca-tulis di direktori yang sama. Untuk shared state, artifact repository, atau worktree.

Worktree — git worktree di path spesifik. Task bisa commit di branch sendiri tanpa ganggu branch utama. Ideal untuk task coding yang perlu fleksibilitas git tanpa konfliksi.

Workspace isolation memastikan task tidak contaminate satu sama lain — output dari task A tidak masuk ke task B secara tidak sengaja. Dan karena workspace tercatat di task metadata, lo selalu bisa trace artifact apa yang dihasilkan oleh task tertentu.

7. Monitoring dan Heartbeat: Visibility Saat Task Berjalan

Task yang berjalan lama (training ML, encoding video, crawling data) butuh liveness signal. Hermes Kanban pakai heartbeat pattern: worker emit heartbeat tiap interval selama task berjalan. Ini memberi visibility bahwa task tidak stuck atau crash.

Jika heartbeat tidak datang dalam window tertentu (default: 1 jam tanpa heartbeat = stale), dispatcher akan mereclaim task — set status kembali ke ready tanpa menick failure counter. Task di-reschedule tanpa penalty.

Heartbeat mencatat progress note: kanban_heartbeat(note="epoch 12/50, loss 0.31"). Note ini tercatat di event log dan bisa dibaca ulang untuk audit atau recovery.

Monitoring layer yang baik terdiri dari: heartbeat liveness, event log audit trail, dispatch queue depth (berapa task waiting), dan runtime cap yang enforce max_runtime_seconds per task untuk prevent indefinite loops.

8. Kapan Pakai Kanban Hermes, Kapan Cukup Chat

Hermes Kanban adalah alat powerful — tapi tidak semua situasi butuh tool sebesar ini. Evaluasi honestly:

Pakai Kanban kalau:

• Task routinely beranak jadi sub-task (multi-step project)
• Butuh visibility tentang status dari banyak workstream sekaligus
• Ada AI agent yang perlu dispatch secara otomatis
• Workflow melibatkan dependency antar task
• Butuh audit trail untuk keputusan dan perubahan status
• Tim lebih dari 2 orang yang perlu visibility sama

Cukup chat kalau:

• Task relatif flat (tidak beranak)
• Solo atau tim sangat kecil (1-2 orang)
• Kendala utama bukan visibility tapi disiplin mengirim update
• Workload rendah dan tidak ada automation yang perlu orchestration

Tool terbaik adalah tool yang lo actual pakai secara konsisten. Hermes Kanban memberikan banyak kemampuan — tapi kalau overhead-nya lebih besar dari manfaatnya untuk situation lo, itu malah jadi friction. Mulai kecil, scale kalau diperlukan.